Les défis de la comptabilité fournisseurs

Publié le par Thierry T

La fonction comptable dans les grandes entreprises a significativement évolué durant ces 20 dernières années. J'ai été responsable comptabilité fournisseurs et clients chez SHELL durant une dizaine d'années, puis par la suite manager de transition dans d'autres grandes structures. J'ai observé ce changement. La conséquence en France : de moins en moins de" comptables  fournisseurs" sur notre territoire.

Menu :

1- Comptable fournisseurs: dire plutôt "opérateur de saisie"
     a- ERP et cloisonnement des tâches
     b- Une fiche métier obsolète
     c- Sa mission réelle

2- Des volumes de factures toujours plus importants 
    a- Le principal indicateur de performance: le nombre de factures traitées/jour
    b- Des volumes de factures importants avec plus d'automatisation

3- Externalisation, délocalisation, CSP 
    a- Les prestations annexes sous traitées
    b- Des prestations de plus en plus externalisées

4- La comptabilité fournisseurs et la loi LME de 2009
    a- a propos des délais de paiement des grandes entreprises
    b- statistique nationale
    c- conséquence des retards de paiements sur la trésorerie des PME (en 2020)

5- L'avenir en France de la comptabilité fournisseurs
    a- Dans les grandes entreprises
    b- Dans les entreprises de taille intermédiaire
    c- Dans les PME et microentreprises
    d- Dans les entreprises d'expertise comptable
    e- Nombre de salariés dans la finance en France

6- Le challenge du responsable de la comptabilité fournisseurs


1) Comptable fournisseurs: dire plutôt " opérateur de saisie"

a) ERP et cloisonnement des tâches

Dans les grandes entreprises, et même les grandes PME, où depuis les années 2000, l'utilisation d'ERP, logiciels intégrés, comme SAP, Oracle ou Microsoft ont été déployés, ont cloisonné les tâches des opérateurs impliqués dans le "end to end process", depuis la création d'un contrat ou d'une commande simple d'achat jusqu'à la comptabilisation de sa facture et de son paiement.

b) Une fiche métier obsolète

Sur le lien ci joint, on trouve la description d'une fiche métier du comptable fournisseur retrouvée sur le site d'une entreprise de travail intérimaire. Fiche métier que l'on retrouve dans beaucoup de manuels mais qui malheureusement ne correspond plus à la réalité, surtout dans les grands groupes et entreprises de tailles importantes.
Comparons cette fiche avec la réalité dans les grandes structures d'entreprises

Fiche métier "Manpower" VRAI/FAUX la réalité en entreprise
Il est directement partie prenante dans les achats occasionnels de l'entreprise : matériel de sécurité pour les employés, parc informatique, investissement dans des machines de production,… FAUX Il n'achète rien. Il saisit seulement les factures
il doit donner son aval sur le choix des fournisseurs FAUX C'est le service achat, validé par la cellule "vendor master data" qui choisit le fournisseur
gestion de la comptabilité des achats FAUX la partie achats et commandes n'est pas sous la responsabilité du comptable fournisseur
imputation des factures fournisseurs dans les comptes de charge VRAI pour 20% oui mais en partie car en moyenne 80 % des factures ont une commande et le compte de charge est déterminé en amont
réalisation des rapprochements bancaires FAUX non c'est la cellule "décaissements" qui est en charge
établissement d'un prévisionnel des achats FAUX non, sous la responsabilité des acheteurs
mise en place et suivi des échéanciers de paiement FAUX non , c'est la cellule "décaissements" qui est en charge
application de la législation sur les transactions (droits de douanes, taxes diverses,…) VRAI à 20% oui en partie, car tout est automatisé
gestion des déclarations fiscales des achats FAUX non, c'est la cellule "comptabilité générale qui est en charge
suivi de la clôture annuelle des comptes FAUX non, en général sous la responsabilité du manager

Cette fiche métier est sans doute encore valable dans les PME et microentreprises, sauf que ce type de société a tendance à externaliser sa comptabilité opérationnelle vers des sociétés spécialisées dans la comptabilité et l'audit financière.

c) Sa mission réelle

Contrairement au "comptable général" qui est responsable de justifier les comptes, d'effectuer des déclarations fiscales et sociales et de préparer le compte de résultat et le bilan, travaux comptables conformes aux études effectuées pour devenir comptable, "le comptable fournisseurs" est responsable de la comptabilisation des factures reçues par les fournisseurs de l'entreprise. 
Avec l'amélioration sans cesse croissante des moyens informatiques et des logiciels comptables à disposition, comptabiliser une facture dans le système n'exige pratiquement plus de compétences comptables. Les comptes généraux de contrepartie sont générés automatiquement (à partir de la commande) et la TVA, est une liste de codes matérialisés sur un tableau que le comptable doit bien identifier (de plus en plus de grandes structures génèrent même ce code TVA automatiquement, à partir de la commande).

C'est ainsi que le comptable fournisseurs est devenu en l'espace de 20 ans un opérateur de saisie.


2) Des volumes de factures de plus en plus importants

a) Le principal indicateur de performance: le nombre de factures traitées par jour

Pour apprécier la performance du comptable fournisseur, le seul indicateur pertinent affiché par les grands groupes est le nombre de factures traitées par jour. Et ce chiffre est différent selon chaque entreprise car il dépend de plusieurs paramètres. Tout dépendra de la complexité des factures, du ratio factures avec commande/sans commande, du degré d'automatisation et numérisation des factures, de la répartition des tâches au sein des organisations internes. 
=> L'entreprise a t-elle mis en place la ségrégation des tâches avec des rôles et responsabilités très spécifiques
=> L'entreprise a t-elle mis en place la numérisation des factures, l'intégration automatique dans l'ERP
=> L'entreprise a t-elle favorisé la comptabilisation automatique des factures
=> Le comptable fournisseur prend t-il en charge les tâches annexes ( gestion des relances, gestion des problèmes, gestion des provisions, autres)
=> L'entreprise a t-elle développé la création de commandes avec une saisie intégrée des factures ( beaucoup plus simple que le traitement d'une facture sans commande)

C'est ainsi que la qualité d'un comptable fournisseur sera appréciée par sa vitesse d'exécution des factures dans le système.

Vitesse d'exécution et qualité des données saisies restent les deux critères principaux d'un excellent comptable auxiliaire.

Cet indicateur varie donc selon les entreprises de 30 à 150 factures / jour/ comptable.

b) Des volumes de factures importants mais avec plus d'automatisation

Bien que les grosses structures soient dans une logique de réduction des coûts depuis déjà plus de 30 ans, avec également une politique d'achat de plus en plus harmonisée, des tiers référencés, les volumes de factures n'ont pas baissé car ces structures en ont profité pour "grossir" (soit par des fusions soit par des rachats). 
Cependant, des outils d'automatisation ont été développés et ont permis aux comptables de ne comptabiliser que les factures dites "complexes" qui échappent à toutes règles d'automatisation.
L'EDI (échanges de données informatisées) a été mis en place et permet, si les données sont correctes, une comptabilisation automatique tant chez le fournisseur que chez le client.
L'ERS ou self billing (autofacturation)
La dématérialisation fiscale des factures qui consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, du fait des progrès techniques et des modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale.
Cette dématérialisation ne veut pas toujours dira automatisation de sa comptabilisation (comme pour l'EDI ou le self billing) mais elle y contribue significativement.
Enfin, les autres factures qui ne passent ni par l'EDI ni par la dématérialisation sont envoyées en support papier vers un prestataire de service (généralement en dehors des locaux de l'entreprise). Ce prestataire scanne les factures,utilise la technique de l'OCR (optical character recognition),  les stocke chez lui, et les envoie sur un support numérique directement dans l'ERP de son client avec grâce à l'OCR des champs déjà remplis dans le traitement comptable de facture. Reste au comptable de compléter le traitement.

C'est ainsi que le comptable fournisseurs ne manipule plus de factures papier sur son bureau, mais se contente de les traiter directement sur son PC en les récupérant numérisées.

la numérisation des factures

 

La comptabilité fournisseur a énormément évolué sur ces 20 dernières années : numérisation, comptabilisation automatique, commande et flux intégré, EDI, ERS, dématérialisation fiscale.

 


3) Externalisation, délocalisation, CSP

a) Les prestations annexes sous traitées

Les prestations annexes, le classement et l'archivage des factures comptabilisées, les réclamations des tiers, les relances sont bien souvent sous traitées pour permettre au comptable  de se concentrer uniquement sur la saisie de factures.
Le paiement, les déclarations sociales (DAS2 essentiellement qui concernent les fournisseurs) sont sous la responsabilité d'autres organisations internes de l'entreprise. Les ERP et la ségrégation des tâches ont développé des organisations par silo dans les grosses structures.

C'est ainsi que le comptable fournisseur, qui autrefois, était responsable pour chaque facture, de son traitement comptable, de son paiement, de son archivage, des relances liées n'est plus désormais responsable que de la saisie de la facture dans le système.

b) Des prestations de plus en plus externalisées 

Une fonction en silo, des responsabilités réduites, une compétence se limitant à des opérations de saisie, il n'en fallait pas plus pour que ce type de poste soit sujet à externalisation, voire délocalisation dans des pays à bas coût salariaux.
Les premières externalisations de métiers de services ont commencé dans les années 2000 (celles de production bien avant, ont commencé fin des années 80's).

Et depuis, il est très fréquent que le comptable fournisseur se trouve dans un CSP (centre de service partagé), soit externalisé à l'étranger, soit en France mais à l'extérieur des locaux de l'entreprise.
Pour ce type de travail, l'externalisation est bien souvent préférée à la délocalisation car l'entreprise en profite pour "dégraisser" un peu.


4) La comptabilité fournisseurs et la loi LME de 2009

a) A propos des délais de paiement des grandes entreprises 

Depuis 2009, et la LME (loi de modernisation de l'économie), les délais de paiement prévus par les parties sont limités à 60 jours calendaires à compter de la facturation ou 45 jours fin de mois.
Le délai de 45 jours fin de mois comporte 2 méthodes :
=> 1ère méthode : appliquer d’abord 45 jours à la date d’émission de la facture puis porter la date jusqu’à la fin du mois.
=>2ème méthode : Se positionner à la fin du mois de facturation puis ajouter 45 jours.
La loi sur la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite « loi Macron » a légèrement modifié la règle des délais de paiement depuis le 6 aout 2015. Le délai maximum est fixé à 60 jours nets. Par dérogation, un délai maximal de 45 jours fin de mois peut encore être utilisé mais seule la 1ère méthode peut être utilisée (Article L441-6 i alinéa 9 du Code du commerce)
Cette loi a obligé les entreprises à optimiser leurs flux et surtout leurs flux de validation des factures, souvent trop longs.

b) Statistique nationale 

Délais de paiements en nombre de jours de chiffres d'affaires

  2002 2009 2016 2017
délais moyens France 63.4 55.0 51.0 51.3

Depuis 2009 et la mise en place de la loi LME, les délais de paiements ont baissé mais selon le 2ème tableau ci dessous, les délais de paiements aux fournisseurs restent encore importants dans les grandes entreprises.

tailles d'entreprises 2017
Grandes entreprises 66.0
Entreprises de tailles intermédiaires (ETI) 62.8
PME 51.1
dont microentreprises 46.5

La proportion des entreprises réglant leurs fournisseurs en moyenne sans retard diminue significativement avec la taille. 70 % des PME respectent des délais inférieurs à 60 jours, il n'est plus que de 53 % pour les ETI et 46% pour les grandes entreprises.

Rapport annuel des délais de paiements

c) Conséquence des retards de paiement sur la trésorerie des PME

En 2020, et du peut être en partie à la crise sanitaire, 40 PME et microentreprises ferment chaque jour, du à un manque de trésorerie, conséquence de l'augmentation des retards de paiement.
Ces retards de paiements provenant des grandes entreprises font "boule de neige" sur les ETI et PME, qui par manque de trésorerie paient également en retard leurs propres fournisseurs.

délais de paiements et paiements en retard

 

Les services de comptabilité fournisseurs sont souvent relancés par leurs fournisseurs à l'échéance de leurs factures. Et plus les délais de retard de paiements sont longs et plus les relances sont "stressantes"

 


5) L'avenir en France de la comptabilité fournisseurs

a) Dans les grandes entreprises  

La plupart des grandes entreprises, celles du CAC40 mais aussi les 247 autres classées en GE(grandes entreprises), qui emploient actuellement 29% des salariés en France (3.9 millions de salariés en équivalent temps plein) ont optimisé ces 15 dernières années leurs fonctions support dans le cadre d'une réduction des coûts et pour améliorer leurs productivités. Les fonctions supports concernées sont : la fonction comptable, la fonction achat, l'informatique, les services généraux.
Les équipes comptables dites " opérationnelles", la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients, les équipes qui s'occupent des mouvements de trésorerie, sont souvent les premières à faire l'objet d'une externalisation ou en cours de l'être..
Conséquence: ne restent souvent dans les GE, qu'un responsable comptable, avec une équipe réduite, en charge de s'assurer de la qualité des mouvements traités par des prestataires externes.

b) Dans les entreprises de taille intermédiaire (ETI)

Il y a près de 5700 ETI en France qui emploient 24% des salariés en France. Ces entreprises ont pour la plupart des équipes comptables mais beaucoup moins grandes que dans les GE. Une comptabilité fournisseurs peut être une équipe de 6 à 15 personnes par exemple.
L'externalisation est  moins utilisée car le levier d'économie n'est pas suffisant. L'employabilité d'un comptable tiers ou auxiliaire reste donc assez important dans ce type d'entreprises.

c) Dans les PME, TPE et microentreprises

Il y 140000 PME et plus de 3600000 microentreprises en France. Elles emploient 47% des salariés.
Il y a plus de chances de voir un ou deux comptables uniques responsables de l'ensemble de la comptabilité et donc une fonction comptable qui n'est pas sectorisée.
D'autres parts, les entreprises de petite taille préfèrent externaliser leurs comptabilités à des sociétés d'expertise comptable ou autres sociétés spécialisées.
Le rôle de comptable auxiliaire est quasiment inexistant donc dans ces entreprises de cette taille.

d) Dans les entreprises d'expertise comptable et autres cabinets d'audit

21 300 entreprises sont spécialisées dans les activités comptables. Compte tenu de l’évolution des normes comptables et des besoins croissants des entreprises d'externaliser leur comptabilité, l’activité du secteur se développe. Les entreprises du secteur se consacrent essentiellement à leur cœur de métier : comptes, contrôle de gestion et conseil. Elles génèrent une forte valeur ajoutée, surtout destinée à rémunérer le travail. 9 % de l’activité est sous-traitée au sein du secteur, notamment lors de la clôture des exercices comptables.
90 % de leur chiffre d’affaires est réalisé sur les activités comptables, qui se déclinent principalement en trois services. La tenue et la surveillance de la comptabilité est l’activité principale. Ce service génère 58 % du chiffre d’affaires du secteur et mobilise, pour certaines tâches comme la saisie, un personnel relativement peu qualifié. D’autre part, 13 % du chiffre d’affaires provient des services de vérification comptable et 12 % des services d’audit financier, conseil et analyse en comptabilité. Ces activités mobilisent des personnels qualifiés pour des prestations à forte valeur ajoutée (expertise comptable, conseil, audit, commissariat aux comptes). Certains cabinets pluridisciplinaires associent aux activités comptables des activités juridiques ou de conseil de gestion.
Au sein donc de telles entreprises, on peut être encore un comptable auxiliaire qui travaille pour le compte d'un ou plusieurs clients du cabinet.

e) Nombre de salariés dans la finance en France

La finance inclut ici le contrôle de gestion, la trésorerie, le trading, la paie, l'audit interne et la fonction comptable.
Dans les GE, le contrôle de gestion, l'audit interne, le management comptable et le trading prend une part importante de l'activité salariée locale.
La finance d'entreprise en 2020 (rapport de Robert Half)

en milliers de salariés GE ETI PME Microent.
activités financières 590 108 55 46

Moderniser la fonction finance ( Deloitte)


6) Le challenge du responsable de la comptabilité fournisseurs

Avec une exigence de traiter des volumes de factures de plus en plus importants,
Avec une automatisation des tâches, et des traitements de plus en plus répétitifs,
Avec une ségrégation des tâches et des rôles très restreints,
Avec des rémunérations les plus basses de la fonction comptable,
Avec des perspectives floues qui aboutissent souvent à des délocalisations ou des externalisations
Avec des difficultés de progresser en interne, tant le profil d'un comptable fournisseur n'est pas toujours en adéquation avec les autres rôles de la fonction comptable.

Le responsable de la comptabilité fournisseurs doit trouver les leviers adéquats pour dynamiser son équipe et la motiver pour atteindre le principale objectif de toutes comptabilités fournisseurs : payer ses fournisseurs dans les délais.


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